Associazione Distributori e Noleggiatori di Beni Strumentali

La gestione digitale della documentazione in materia di salute e sicurezza Il parere del nostro esperto legale

La gestione digitale della documentazione in materia di salute e sicurezza

  • 21/02/2022
Il parere del nostro esperto legale

L’archiviazione digitale della documentazione aziendale presenta indubbi vantaggi in termini di efficienza e di fruibilità della stessa e nella società attuale la maggior parte dell’attività delle imprese avviene su supporto informatico. Da un punto di vista legale, perché il formato digitale sia equiparato a quello cartaceo in originale, devono essere rispettate delle norme tecniche, come ad esempio le regole predisposte per la conservazione sostitutiva a norma. In materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro le aziende sono chiamate a redigere una corposa documentazione comprovante i propri adempimenti, a partire dalla valutazione dei rischi con la redazione del DVR per arrivare a tutte le nomine dei ruoli chiave in capo ai lavoratori e tutto il processo formativo e di addestramento, che deve essere tracciabile e dimostrabile in caso di controllo da parte degli organi preposti. Sul punto interviene l’art. 53 del D.Lgs. 81/2008 Testo Unico Sicurezza che regola proprio la tenuta della documentazione.

L’articolo prevede una serie di cautele affinché la conservazione della documentazione avvenga in modo corretto, a partire dal fatto che il sistema informatico su cui sono salvati i documenti sia dotato di accesso riservato con credenziali concesse esclusivamente ai soggetti che ne hanno titolo in relazione alle proprie mansioni. Questa profilazione degli accessi consente di tracciare tutte le operazioni svolte sulla documentazione e riferirle a persone fisiche individuate singolarmente. Altro aspetto rilevante che il sistema di archiviazione deve avere è quello di poter facilmente stampare i singoli documenti in caso di necessità, per esempio in caso di impossibilità di connettersi al sistema da remoto per mancanza di copertura di rete. Conviene ricordare che, per esempio, molto spesso i cantieri si trovano in zone a scarsa copertura e nel nostro Paese permangono aree escluse dalla connessione Internet o dalla connessione molto scadente.

Altra caratteristica rilevante del sistema di archiviazione è quella relativa alla necessità di effettuare il backup della documentazione, ovvero prevedere che ne siano sempre salvate due copie digitali aggiornate al fine di garantire la piena disponibilità del materiale in materia di salute e sicurezza. La norma fa un ulteriore riferimento alla necessità di prevedere l’utilizzo di applicativi antivirus per proteggere l’integrità dei sistemi e la riservatezza dei dati personali, spesso anche sensibili, trattati in questo ambito. Questi ultimi due riferimenti, insieme alla necessità di prevedere un accesso riservato ai soli utenti abilitati, è evidentemente mutuato dalla normativa in materia di trattamento dati personali, che la norma richiama esplicitamente al comma 4. In caso di presenza di più sedi aziendali distaccate la comunicazione delle password di accesso dovrà avvenire in modalità criptata per garantire anche qui un livello di riservatezza adeguato.


Da ultimo è prevista come obbligatoria la redazione di una procedura scritta che regoli tutti gli aspetti della tenuta in digitale della documentazione, in modo che ne sia chiaro il funzionamento a tutti gli utenti autorizzati. La modalità di gestione descritta può avere grandissimi vantaggi in termini di disponibilità dei documenti e di efficienza aziendale ma deve essere debitamente organizzata per prevenire rischi di perdita, indisponibilità o accesso abusivo alle informazioni contenute all’interno del sistema.

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