La gestione digitale della documentazione in materia di salute e sicurezza
Il parere del nostro esperto legale
L’archiviazione digitale della documentazione aziendale presenta indubbi vantaggi in termini di efficienza e di fruibilità della stessa e nella società attuale la maggior parte dell’attività delle imprese avviene su supporto informatico. Da un punto di vista legale, perché il formato digitale sia equiparato a quello cartaceo in originale, devono essere rispettate delle norme tecniche, come ad esempio le regole predisposte per la conservazione sostitutiva a norma. In materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro le aziende sono chiamate a redigere una corposa documentazione comprovante i propri adempimenti, a partire dalla valutazione dei rischi con la redazione del DVR per arrivare a tutte le nomine dei ruoli chiave in capo ai lavoratori e tutto il processo formativo e di addestramento, che deve essere tracciabile e dimostrabile in caso di controllo da parte degli organi preposti. Sul punto interviene l’art. 53 del D.Lgs. 81/2008 Testo Unico Sicurezza che regola proprio la tenuta della documentazione.
L’articolo prevede una serie di cautele affinché la conservazione della documentazione avvenga in modo corretto, a partire dal fatto che il sistema informatico su cui sono salvati i documenti sia dotato di accesso riservato con credenziali concesse esclusivamente ai soggetti che ne hanno titolo in relazione alle proprie mansioni. Questa profilazione degli accessi consente di tracciare tutte le operazioni svolte sulla documentazione e riferirle a persone fisiche individuate singolarmente. Altro aspetto rilevante che il sistema di archiviazione deve avere è quello di poter facilmente stampare i singoli documenti in caso di necessità, per esempio in caso di impossibilità di connettersi al sistema da remoto per mancanza di copertura di rete. Conviene ricordare che, per esempio, molto spesso i cantieri si trovano in zone a scarsa copertura e nel nostro Paese permangono aree escluse dalla connessione Internet o dalla connessione molto scadente.
Altra caratteristica rilevante del sistema di archiviazione è quella relativa alla necessità di effettuare il backup della documentazione, ovvero prevedere che ne siano sempre salvate due copie digitali aggiornate al fine di garantire la piena disponibilità del materiale in materia di salute e sicurezza. La norma fa un ulteriore riferimento alla necessità di prevedere l’utilizzo di applicativi antivirus per proteggere l’integrità dei sistemi e la riservatezza dei dati personali, spesso anche sensibili, trattati in questo ambito. Questi ultimi due riferimenti, insieme alla necessità di prevedere un accesso riservato ai soli utenti abilitati, è evidentemente mutuato dalla normativa in materia di trattamento dati personali, che la norma richiama esplicitamente al comma 4. In caso di presenza di più sedi aziendali distaccate la comunicazione delle password di accesso dovrà avvenire in modalità criptata per garantire anche qui un livello di riservatezza adeguato.
Da ultimo è prevista come obbligatoria la redazione di una procedura scritta che regoli tutti gli aspetti della tenuta in digitale della documentazione, in modo che ne sia chiaro il funzionamento a tutti gli utenti autorizzati. La modalità di gestione descritta può avere grandissimi vantaggi in termini di disponibilità dei documenti e di efficienza aziendale ma deve essere debitamente organizzata per prevenire rischi di perdita, indisponibilità o accesso abusivo alle informazioni contenute all’interno del sistema.
NOTIZIE DEL DOSSIER Aspetti legali del noleggio
E’ ormai riconosciuto che una delle situazioni che espongono i lavoratori del noleggio al rischio maggiore di infortunio è il carico e scarico dei macchinari dai veicoli utilizzati per il loro trasporto. Per questo motivo l’azienda di noleggio deve prestare la massima attenzione a questa fase e predisporre procedure di sicurezza efficaci, oltre che inserire limitazioni di responsabilità in contratto per il caso in cui il carico e scarico sia effettuato dal cliente.
E’ prassi comune nell’attività di noleggio di macchinari e attrezzature farsi rilasciare, come deposito cauzionale a garanzia, un assegno senza data da incassare in caso di inadempimento. Questo comportamento può esporre il noleggiatore anche a responsabilità penale per appropriazione indebita.
Dall’analisi di numerosi contratti di noleggio ogni anno emerge che non tutte le aziende si organizzano in modo corretto e talvolta predispongono anche moduli non strettamente necessari. Proviamo a fare chiarezza sul punto, partendo dal fatto che il contratto deve essere quello del noleggiatore
E’ buona prassi nell’attività di noleggio ricorrere allo strumento del deposito cauzionale per proteggere in modo diretto ed efficace gli interessi del noleggiatore, a prescindere dalla tutela giudiziale molto spesso lenta ed incerta.
Il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha emanato recentemente il “Documento di indirizzo sulla conservazione dei metadati” dove prescrive a tutti i datori di lavoro di verificare la conservazione dei dati raccolti tramite i software utilizzati per la gestione della posta elettronica. In seguito a numerose richieste di chiarimento il Garante ha aperto una doverosa consultazione pubblica in merito, differendo l’efficacia del documento.
E' stata introdotta in Italia la disciplina relativa alla protezione dei c.d. “whistleblower”.
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L'opinione dell' Avv. Perino
L’imprenditore ha un continuo bisogno di supporto su moltissime tematiche legate alla sua attività e le competenze specifiche non sono sempre semplici da trovare sul mercato. Le associazioni specialistiche di categoria sono di fatto i depositari di moltissimi contenuti tecnici che possono condividere tra associati e possono
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Il Green Pass è obbligatorio per poter accedere ad una serie di servizi specifici, come i ristoranti e i bar al chiuso, le palestre, le piscine ed altri. Come comportarsi nelle nostre aziende?
