Come funziona Hub Assodimi

04/10/2022

Linee guida e normative di riferimento del progetto per la consegna del materiale sulla sicurezza al cliente finale

Il progetto si basa sulla normativa l’art. 53 del D.Lgs. 81/2008 Testo Unico Sicurezza e norma EN ISO 20607.

Art. 53 del D.Lgs. 81/2008 Tenuta della documentazione

E' consentito l'impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal presente decreto legislativo.
Le modalità di memorizzazione dei dati e di accesso al sistema di gestione della predetta documentazione devono essere tali da assicurare che:
- l'accesso alle funzioni del sistema sia consentito solo ai soggetti a ciò espressamente abilitati dal datore di lavoro;
- la validazione delle informazioni inserite sia consentito solo alle persone responsabili, in funzione della natura dei dati;
- le operazioni di validazione dei dati di cui alla lettera b) siano univocamente riconducibili alle persone responsabili che le hanno effettuate mediante la memorizzazione di codice identificativo autogenerato dagli stessi;
- le eventuali informazioni di modifica, ivi comprese quelle inerenti alle generalità e ai dati occupazionali del lavoratore, siano solo aggiuntive a quelle già memorizzate;
- sia possibile riprodurre su supporti a stampa, sulla base dei singoli documenti, ove previsti dal presente decreto legislativo, le informazioni contenute nei supporti di memoria;
- le informazioni siano conservate almeno su due distinti supporti informatici di memoria e siano implementati programmi di protezione e di controllo del sistema da codici virali;
- sia redatta, a cura dell'esercente del sistema, una procedura in cui siano dettagliatamente descritte le operazioni necessarie per la gestione del sistema medesimo. Nella procedura non devono essere riportati i codici di accesso.
Nel caso in cui le attività del datore di lavoro siano articolate su vari sedi geografiche o organizzate in distinti settori funzionali, l'accesso ai dati può avvenire mediante reti di comunicazione elettronica, attraverso la trasmissione della password in modalità criptata e fermo restando quanto previsto al comma 2 relativamente alla immissione e validazione dei dati da parte delle persone responsabili.
La documentazione, sia su supporto cartaceo che informatico, deve essere custodita nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali.
Tutta la documentazione rilevante in materia di igiene, salute e sicurezza sul lavoro e tutela delle condizioni di lavoro può essere tenuta su unico supporto cartaceo o informatico. Ferme restando le disposizioni relative alla valutazione dei rischi, le modalità per l'eventuale eliminazione o per la tenuta semplificata della documentazione di cui al periodo che precede sono definite con successivo decreto, adottato, previa consultazione delle parti sociali, sentita la Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano, entro dodici mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto.
Fino ai sei mesi successivi all'adozione del decreto interministeriale di cui all'articolo 8 comma 4, del presente decreto restano in vigore le disposizioni relative ai registri degli esposti ad agenti cancerogeni e biologici.

EN ISO 20607 cap. 7:

Il manuale di istruzioni deve essere fornito nella(e) forma(e) concordata(e) con il cliente

In linea di principio, il manuale di istruzioni può essere fornito in una o più delle forme seguenti:

come pubblicazione cartacea;
tramite un mezzo di archiviazione elettronica reso disponibile insieme alla macchina;
accedendo a un server esterno, sito internet o percorso di archiviazione utilizzando le informazioni di accesso disponibili insieme alla macchina;
accedendo a un server interno o a un percorso di archiviazione;
tramite strumenti di tipo visivo e/o sonoro.

Linee Guida Progetto HUB Assodimi

Basandosi sulle precedenti norme Assodimi ha creato il progetto Hub Assodimi per la fornitura al cliente utilizzatore del servizio noleggio del materiale inerente la sicurezza e i documenti obbligatori per legge. Il progetto si basa sulle seguenti regole generali:

Il materiale contenuto nell'Hub Assodimi deve essere inerente alla sicurezza del bene come ad esempio:
- Manuale uso e istruzione del bene
- certificato CE
- registro manutenzione
- verbale verifiche periodiche
- schede tecniche
- video sulle funzionalità e montaggio/trasporto/scarico ecc
- Eventuali POS o Progetti
- ecc
Eventuale altro materiale non inerente la sicurezza come ad esempio attrezzature compatibili ecc dovrà essere inserito in sottocartelle o cartelle collegate
Le eventuali modifiche ai documenti dovrà essere tenuta traccia
Tutto il materiale dovrà essere riprodotto in automatico e stampabile a richiesta del cliente, non deve essere prevista l'installazione di software ad hoc per la lettura dei documenti. Il cliente potrà chiedere in ogni momento la versione cartacea o chiedere download del materiale su propri dispositivi
Hub Assodimi sarà gestito da azienda terza specializzata nella gestione documentale e quindi in modo autonomo gestirà la parte di backup, sicurezza dei documenti e fruibilità del servizio. La documentazione dovrà sempre essere disponibile al cliente utilizzatore.
Procedura standard per l’utilizzo del progetto:
- Creazione dello spazio documentale
- Creazione del link
  - Link generico con ricerca univoca in base al codice del bene fornito
  - Link univoco per ogni macchina rintracciabile mediante link semplificato o QrCode
- Fornitura del link al cliente utilizzatore mediante una o più delle seguenti possibilità (suggeriamo di usare più metodi in contemporanea)
  - invio per PEC (o email classica) al cliente e/o suoi utilizzatori finali
  - stampa sul contratto di noleggio
  - stampa su supporto da inserire nella macchina fornita a noleggio
- Controllo periodico del funzionamento del link e del contenuto
- Informare il cliente che il materiale viene fornito in modalità digitale ma a richiesta potrà essere fornita sua versione cartacea. Il noleggiatore non può sapere dove sarà utilizzato il bene fornito e quindi il cliente dovrà informare il noleggiatore se non potrà avere accesso alla rete internet.
Potrà essere fornito accesso tramite API a software house esterne, o soggetti abilitati per controllo o aggiornamento documentale